Muitos processos seletivos possuem diferentes entrevistadores até que se chegue a uma escolha final. Não é incomum encontrar processos seletivos onde três, quatro e, às vezes, até cinco entrevistadores compartilham a decisão. Para tornar este sistema mais eficiente, existe a matriz de decisão.
Em alguns casos, primeiramente o candidato tem uma entrevista com a Gerência de RH. Se for aprovado, um Diretor/Gestor da Posição o entrevista, depois um VP de RH, e por fim, o CEO faz a validação final. Neste tipo de processo seletivo, é preciso evitar que cada entrevistador avalie aspectos diferentes sobre os candidatos e que informações cruciais se percam durante a passagem de uma etapa para outra.
Por este motivo, é fundamental que exista uma organização e uma formalização de todas as avaliações em um único documento, consolidando de maneira prática e pragmática o resultado da avaliação individual e geral dos entrevistadores. Na Foursales, sempre que realizamos esse tipo de trabalho, construímos para nossos clientes uma Matriz de Decisão personalizada, utilizada por todos os entrevistadores durante o processo.
“Principalmente em posições de média e alta gestão nos deparamos com vagas que possuem vários entrevistadores, como CEO, Diretor de Vendas ou Marketing e o próprio Diretor de Recursos Humanos. Sendo assim, criamos um método para deixar claras as regras das avaliações e o que cada entrevistador precisa avaliar durante a sua conversa com os candidatos”, explica Maurício Spiandorello, Executive Director da Foursales.
O que é Matriz de Decisão?
O modelo padrão de Matriz de Decisão, também chamada de Matriz de Avaliação, possui cinco grupos de observação:
- Competências Técnicas;
- Conhecimentos;
- Habilidades;
- Atitudes;
- Aspectos Subjetivos.
Os critérios/requisitos avaliados dentro de cada grupo devem ser elencados de acordo com o Job Description da posição.
Dessa forma, cada entrevistador elegerá uma nota objetiva para os critérios/requisitos referente a cada candidato entrevistado. Juntamente com os campos de notas, a plataforma também pode disponibilizar campos de comentários. Aqui, os entrevistadores deixam registradas suas percepções particulares a respeito do candidato, para que os próximos tomem conhecimento.
“Essa regra de avaliação dos mesmos critérios entre todos os avaliadores facilita a comparação entre os candidatos, e evita que decisões erradas sejam tomadas por opiniões e avaliações que algum dos entrevistadores decida inserir na análise, mas que não tem relação nenhuma com os requisitos da vaga. É preciso eliminar esse tipo de acontecimento do processo. Se a vaga tem um Job Description, é isso que precisamos avaliar”, observa o diretor da Foursales. “Essa contextualização objetiva evita erros na decisão, sem deixar de avaliar aspectos subjetivos também”, complementa.
A importância da organização dos processos seletivos
Além de padronizar os critérios de análise, também é necessário reforçar a importância da organização de datas e agendas desde o começo do processo seletivo. Após construir o Job Description, definir os envolvidos e elaborar a Matriz de Decisão, é necessário bloquear as agendas de todos os entrevistadores para as datas futuras das entrevistas antes de iniciar a busca de candidatos.
Em suma, um bom processo seletivo precisa ter data de início e data de término. “Quanto mais entrevistadores envolvidos, mais organizado precisa ser o processo seletivo. Se o responsável pela condução da vaga esperar o avanço de cada uma das etapas para somente depois agendar a próxima, a tendência é que o processo se alongue muito mais do que deveria e que diversas informações sejam perdidas e/ou percam validade desde a primeira entrevista até a última”, explica Spiandorello.
“Alguns de nossos clientes já possuem ferramentas para gerir os seus processos seletivos, os chamados ATS (Applicant Tracking System). Porém, quando a empresa não possui esse tipo de ferramenta, a nossa Matriz de Decisão contribui muito para ponderar o objetivo e o subjetivo de uma forma bastante concreta, auxiliando assim a tomada de decisão. Além de ser um guia para a organização e gestão compartilhada do processo seletivo”, salienta Pedro Zanol, Senior Partner & CSM at Foursales.
Por fim, para organizar melhor a tomada de decisão nos seus processos seletivos, baixe a seguir um exemplo de Matriz de Decisão. Clique abaixo e obtenha a sua.
