Matriz de Decisão: ferramenta para processos seletivos com vários entrevistadores

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Muitos processos seletivos possuem diferentes entrevistadores até que se chegue a uma escolha final. Não é incomum encontrar processos seletivos nos quais a decisão é compartilhada entre três, quatro e, às vezes, até cinco entrevistadores. 

Em alguns casos, o candidato, primeiramente, tem uma entrevista com a Gerência de RH, sendo aprovado ele é entrevistado por um Diretor/Gestor da Posição, posteriormente por um VP de RH até chegar em uma validação final do CEO. Neste tipo de processo seletivo, é preciso evitar que cada entrevistador avalie aspectos diferentes sobre os candidatos, e que informações cruciais sejam perdidas durante a passagem de uma etapa para outra. Por este motivo, é fundamental que exista uma organização e uma formalização de todas as avaliações em um único documento, consolidando de maneira prática e pragmática o resultado da avaliação individual e geral dos entrevistadores. 

Na Foursales, sempre que realizamos esse tipo de trabalho, construímos para nossos clientes uma Matriz de Decisão personalizada que é utilizada por todos os entrevistadores durante o processo. 

“Principalmente em posições de média e alta gestão nos deparamos com vagas que possuem vários entrevistadores, como CEO, Diretor de Vendas ou Marketing e o próprio Diretor de Recursos Humanos. Sendo assim, criamos um método para deixar claras as regras das avaliações e o que cada entrevistador precisa avaliar durante a sua conversa com os candidatos”, explica Maurício Spiandorello, Executive Director da Foursales. 

O modelo padrão de Matriz de Decisão, também chamada de Matriz de Avaliação, possui cinco grupos de observação: Competências Técnicas, Conhecimentos, Habilidades, Atitudes e Aspectos Subjetivos. Os critérios/requisitos avaliados dentro de cada grupo devem ser elencados de acordo com o Job Description da posição. Dessa forma, cada entrevistador elegerá uma nota objetiva para os critérios/requisitos referente a cada candidato entrevistado. Juntamente com os campos de notas, também podem ser disponibilizados campos de comentários, nos quais os entrevistadores deixam suas percepções particulares a respeito do candidato registradas para que os próximos entrevistadores tomem conhecimento.

“Essa regra de avaliação dos mesmos critérios entre todos os avaliadores facilita a comparação entre os candidatos, e evita que decisões erradas sejam tomadas por opiniões e avaliações que algum dos entrevistadores decida inserir na análise, mas que não tem relação nenhuma com os requisitos da vaga. É preciso eliminar esse tipo de acontecimento do processo. Se a vaga possui um Job Description, é isso que precisa ser avaliado”, observa o diretor da Foursales. “Essa contextualização objetiva, evita erros na decisão, sem deixar de avaliar aspectos subjetivos também”, complementa.

Além de padronizar os critérios de análise e evitar inserções de avaliações equivocadas por meio da utilização da Matriz de Decisão, também é necessário reforçar a importância da organização de datas e agendas desde o começo do processo seletivo. O indicado é que após a construção do Job Description, da definição dos envolvidos e da elaboração da Matriz de Decisão, ao iniciar as busca de candidatos, já deve haver um bloqueio das agendas de todos os entrevistadores em datas futuras para realização das entrevistas. 

Um bom processo seletivo precisa ter data de início e data de término. “Quanto mais entrevistadores envolvidos, mais organizado precisa ser o processo seletivo. Se o responsável pela condução da vaga esperar o avanço de cada uma das etapas para somente depois agendar a próxima, a tendência é que o processo se alongue muito mais do que deveria e que diversas informações sejam perdidas e/ou percam validade desde a primeira entrevista até a última”, explica Spiandorello.  

“Alguns de nossos clientes já possuem ferramentas para gerir os seus processos seletivos, os chamados ATS (Applicant Tracking System). Porém, quando a empresa não possui esse tipo de ferramenta, a nossa Matriz de Decisão contribui muito para ponderar o objetivo e o subjetivo de uma forma bastante concreta, auxiliando assim a tomada de decisão. Além de ser um guia para a organização e gestão compartilhada do processo seletivo”, salienta Pedro Zanol, Senior Partner & CSM at Foursales. 

Se você está precisando organizar melhor a tomada de decisão nos seus processos seletivos, concentrando em um único documento as análises de todos os entrevistadores de forma prática e estruturada, nós deixamos um exemplo de Matriz de Decisão para você fazer o download e utilizá-la em seus processos. Clique abaixo e obtenha a sua. 

Matriz de Decisão
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